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去る会社があり、新たな会社へ移るのが、転職です。
新しい環境でのスタートを思い描くのも大切ですが、まずは退職を円滑に進めることが欠かせません。
必要な書類を事前に整えておけば、退職後の手続きもスムーズ。
本記事では「退職前に準備しておきたいポイント」をまとめました。
退職時にもらう６つの書類
退職のときに忘れずに受け取っておきたい書類があります。
後から連絡してお願いするのは気まずいですし、退職日ギリギリで慌てると間違いも起こりやすいですよね。
そんな心配をなくすために、今のうちに確認しておきましょう。
1.退職証明書
退職証明書は、退職してから「2年以内」に申請すれば受け取れます。
これは「その会社を辞めた」という事実を証明するための大切な書類です。
会社側に発行の義務はないので、退職者が自分で申請する必要があります。
転職先から提出を求められるケースや、国民年金・国民健康保険の加入時に必要になるので、申請を忘れないようにしておきましょう。
2.源泉徴収票
源泉徴収票は、1年間に会社から支払われた給与や賞与、そして納めた所得税の金額が記載されている書類です。
転職先で年末調整をするときに必要になるものですね。
多くの会社では12月の給与明細と一緒に配布されますが、発行時期は会社によって異なります。必要な場合は事前に確認しておくと安心です。
また、年の途中で退職した場合は、最終出勤月の給与が確定したタイミングで給与明細と一緒に渡されるのが一般的です。
3.健康保険資格喪失証明書
退職後に国民健康保険や年金へ切り替える際に必要なのが「健康保険資格喪失証明書」です。「社会保険喪失証明書」と呼ばれることもあります。
会社は資格喪失日（退職日の翌日）から5日以内に手続きを行う必要があるため、証明書は退職日の翌日以降に発送され、1週間ほどで届くのが一般的です。
国民健康保険や国民年金の加入手続きは、退職日の翌日から14日以内と期限が短いので、事前に証明書の発行時期を確認しておくと安心です。
4.雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明するための書類です。
被保険者番号が割り振られていて、転職しても同じ番号を引き継ぎます。
この証明書は、転職先での入社手続きや失業給付の申請に必要になります。
退職日に直接渡されることもあれば、源泉徴収票や離職票と一緒に後日郵送されることもあります。
もし届かなくても、ハローワークで再発行できるので心配はいりません。
さらに、雇用保険の適用から7年以上経つと番号が削除されるため、結婚や育児などで長く働いていない方は、入社時に会社へ伝えておきましょう。
5.基礎年金番号通知書
「年金手帳」という言葉を聞いたことがある方も多いと思います。
実は2022年4月から制度が変わり、年金手帳は廃止されました。
それ以降に国民年金や厚生年金に加入した人には、「基礎年金番号通知書」というカードサイズの書類が交付されます。
すでに年金手帳を持っている人には新しく通知書は発行されず、これまで通り年金手帳を使うことになります。
もし年金手帳をなくしてしまった場合は、基礎年金番号通知書で再発行が可能です。
この通知書は、年金の各種手続きや再就職で厚生年金に加入するときに必要になるので、大切に保管しておきましょう。
6.離職票
離職票は、会社を辞めたことを証明する公的な書類で、正式には「雇用保険被保険者離職票」といいます。
失業手当を受け取るための手続きに必要な書類です。
退職日にすぐ受け取るのではなく、一般的には退職から10日〜14日後に会社から郵送されます。
会社には発行の義務がないため、必要な場合は自分から申請する必要があります。
転職先がすでに決まっている方や、失業手当を受け取らない方は発行してもらう必要はありません。
退職前にする４つのこと
退職にあたっては、自分が準備する書類だけでなく会社への配慮も大切です。
感謝の気持ちを忘れずに、マナーを守って気持ちよく次のステップへ進みましょう。
退職の意思を伝える
退職の時期が決まったら、会社にその意思を事前に伝えておくことが大切です。
伝えるタイミングは会社ごとの就業規則で決められていることが多く、特に「1カ月前」と定められているケースがよくあります。
退職にはさまざまな手続きや書類が必要になるため、このくらいの期間は余裕を持って準備したいですね。
さらに業務の引き継ぎも考えると、退職希望日の1〜3カ月前に伝えておくのが安心です。
伝える内容
退職する意思表明
納得してもらえる退職理由
希望する退職日
業務引継ぎの状況
業務引き継ぎ
退職前の業務引き継ぎは、会社にとってもあなたにとっても大切な最後の仕事です。
これを丁寧に行うことで、
- 同僚が安心して業務を続けられる
- 後味の良い退職につながる
- 新しい仕事をスムーズに始められる
といったメリットがあります。
後任がいる場合は直接引き継ぎを、いない場合は資料をまとめて誰でも理解できるようにしておきましょう。
取引先への挨拶
営業職では、後任者が取引先とのやり取りをスムーズに進められるようにしておくことが重要です。
取引先の担当者への挨拶も必ず行いましょう。
タイミングは退職日の2週間前くらいがちょうど良い目安です。
貸与品返却・書類受領
退職日当日は、会社から支給された備品の返却や必要書類の受け取りを行います。
忘れ物がないように、しっかり確認しておきましょう。
また、感謝の気持ちを込めて社内への挨拶もできると良いですね。
その場にいる方には直接お話を、会えない方にはメールなどで連絡をしておくと丁寧です。
提出物・返却物の一例
・退職願／退職届
・健康保険証（本人／家族分）
・通勤定期券
・社員証（セキュリティーカード／社章等）
・社費で購入した文具／書籍
・書類やデータ
・名刺
・制服
・PC
・社内用携帯などの端末 など
まとめ
転職は、新しい自分に出会うための前向きな一歩です。
そのためにも、退職手続きをきちんと整えておくことが大切。
事前に確認をして、より良いスタートを切りましょう！
FAQ
監修：株式会社KG情報
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